Secrétaire de direction (m/f/x)

La société

L’Administration Communale de Forest est à la recherche d’un.e Secrétaire de direction (m/f/x).
Temps plein – CDI – niveau B.

Fonction

Mission

Le·la secrétaire de direction assure un soutien administratif, rédactionnel et organisationnel de qualité à la Secrétaire communale. Il·elle facilite ainsi le fonctionnement quotidien du comité de direction et contribue à la bonne coordination des services communaux.

Tâches principales

• Gérer de manière proactive l’agenda, organiser les réunions et assurer le suivi des échéances.
• Rédiger, mettre en page et relire des documents administratifs (courriers, procès-verbaux, notes, rapports, etc.).
• Assurer le traitement des courriels, des appels téléphoniques et du courrier entrant et sortant de la secrétaire communale.
• Préparer et classer des dossiers, assurer l’archivage selon les procédures.
• Fournir un soutien logistique lors de réunions ou événements institutionnels.
• Assurer une communication fluide avec les différents interlocuteurs internes et externes.

Profil

• Formation : Bachelier (niveau B), de préférence en secrétariat de direction, administration, communication ou équivalent.
• Expérience : minimum 3 ans dans un poste similaire.
• Disponibilité : occasionnel travail en soirée lors des réunions des assemblées.
• Extrait de casier judiciaire vierge, datant de moins de 3 mois.

Compétences techniques

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Aisance dans la rédaction et la mise en forme de documents administratifs.
• Bonne connaissance du français et du néerlandais. Possession du brevet linguistique SELOR ou volonté de l’obtenir.

Compétences comportementales

• Discrétion, sens de la confidentialité et de l’éthique.
• Rigueur, autonomie, sens des responsabilités, approche structurée, gestion efficace des priorités.
• Excellentes capacités de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit (clarté et adaptation à l’interlocuteur).
• Aptitude à collaborer de manière constructive avec des partenaires internes et externes.
• Esprit d’initiative et sens du service public.
• Bonne gestion des émotions et du stress.
• Sens aigu de l’organisation.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers ou priorités.

Langue

Parfaite maîtrise du français ou du néerlandais et connaissance de l’autre langue (être en possession du brevet linguistique SELOR ou être disposé à l’obtenir).

Offre

• CDI 36 h/semaine
• Rémunération conforme aux barèmes de la fonction publique locale (Niv B)
• Possibilité de valoriser l’ancienneté dans le privé (max 6 ans) et dans le public (sans limitation)
• Prime de bilinguisme sur la base des attestations délivrées par le SELOR
• Remboursement (100 %) des frais de transports en commun – pécule de vacances – allocation de fin d’année – système de congé flexible – Chèques-repas
• Possibilité de suivre des formations
• Poste en présentiel uniquement (pas de télétravail)

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La commune de Forest mène une politique de diversité, non-discrimination et d'égalité des droits. Nous garantissons l’égalité de traitement et d’accès aux sélections pour tous les candidats. Les compétences sont déterminantes, et ce, indépendamment de l’âge, de l’origine, du handicap, du genre ou de l’orientation sexuelle.

En ce sens, les titres de compétences professionnelles et certificats de reconnaissance des compétences, requis pour le niveau et la fonction à pourvoir, acquises hors diplômes, délivrés par le SELOR ou tout autre organisme compétent, sont assimilés au diplôme ou au certificat pour les niveaux D, C et B.

Par ailleurs, si vous avez besoin d’un aménagement, quel que soit votre handicap, et ce pour la phase de sélection à cette fonction ou après celle-ci, n’hésitez pas à nous en informer.